Strategic Planning Suatu LSM (6)

Menyusun Strategi

Oleh: Bambang Kussriyanto, untuk SEMAI

Biasanya Lembaga/Perusahaan menetapkan Misi dan Sasaran lebih dahulu, setelah itu baru menjabarkan Strategi. Ini dimaksudkan untuk mematok “The Right Thing” yang harus dikerjakan dalam kaitan dengan Misi atau mandat Lembaga. Dalam praktek, Misi dan Sasaran yang telah ditetapkan diubah ketika proses Strategic Planning membahas Strategi. Bahasan Strategi mengupayakan agar “The Right Thing” nanti diimplementasikan dalam kerangka proses yang benar, sehingga organisasi “Do Things Right”. Ada banyak hal yang memerlukan penyesuaian dalam bahasan Strategi yang menetapkan koridor implementasi program dan proyek untuk pelaksanaan Misi dan mandat.

Maka ketimbang melakukan bongkar-pasang, konsultan mengusulkan menunda penetapan rumusan pernyataan final Misi dan Sasaran sampai pemikiran mengenai Strategi selesai dulu. Baru kemudian semuanya ditinjau ulang sekaligus dirapikan dalam satu kemasan Misi-Sasaran-dan-Strategi. Maka gambaran dasar Misi dan apa yang hendak dicapai dalam proses acara Strategic Planning yang terdahulu untuk sementara dibiarkan sebagai bahan terbuka yang belum dikemas sebagai kepastian. Para peserta Lokakarya dapat kapan saja melihat bahan terbuka itu, yang ditempel di tembok ruang Lokakarya.

Pada hari kelima, setelah para peserta pulang dari ekskursi terbatas untuk menjajagi dan memastikan ketepatan program/proyek yang dipilih Lembaga guna menjawab isyu-isyu penting di masa depan, konsultan mengemukakan, bahwa walaupun praktek kegiatan kita lebih dituntun oleh situasi dan kondisi lokal, namun dalam perumusan perencanaan, sering kali sangat berguna menggunakan pola yang diterapkan organisasi yang letaknya berada di hulu kegiatan kita. Sebagai contoh, misalnya LSM yang  aktif dalam konservasi keragaman hayati, pencegahan kerusakan tanah, kerusakan hutan, pencegahan perluasan lahan kering dan mendapat bantuan teknis dan dana dari lembaga internasional DEF-Network (bukan nama sesungguhnya) beserta unit mana pun darinya, dalam Strategic Planning-nya juga dapat mencontoh (tentu saja dengan penyesuaian karena kepribadian Lembaga, lokasi dan budaya kerja yang berbeda) pola Strategic Planning  DEF-Network. Selain memudahkan proses LSM lokal, pola yang sama itu juga menciptakan platform untuk kelancaran berjejaring, komunikasi antar mitra kerja, serta koordinasi dan evaluasi kinerja bersama dalam lingkungan DEF-Network. Sekali lagi, yang dicontoh hanya pola, kerangka atau formatnya, isinya tidak.

Strategic Planning untuk Suatu LSM (5)

Analisis Sosial Untuk Penyegaran Misi dan Pemrograman

Oleh: Bambang Kussriyanto, untuk SEMAI

Mengawali hari ketiga Lokakarya Strategic Planning LSM ABC, konsultan mengingatkan. Sering suatu lembaga sesudah beroperasi bertahun-tahun, karena pekerjaannya menjadi rutin, lalu kehilangan perspektif. Generasi staf baru menerima kegiatan sebagai warisan staf lama, dan taken for granted, melangsungkannya seperti apa adanya yang diterima. Lama kelamaan  karena rutinitas, (mungkin juga karena mengalami “burnt-out” atau gosong oleh banyaknya kegiatan biasa), tenggelam dalam aktivitas keseharian (yang biasanya diberi label “pemantapan”), lembaga menjadi “agen pelayanan sosial” biasa dalam status quo seperti dinas sosial dalam pemerintahan; kehilangan “greget” dinamika matra “agen perubahan sosial” yang sudah menjadi luntur; kian tidak jelas lagi perubahan baru macam apa yang dilancarkannya. Lalu ibarat “garam kehilangan asinnya”, manfaat lembaga bisa diragukan. Misi lembaga tak lagi bergigi, tidak “menggigit” lagi, dalam perjalanan proses pembangunan sosial berkelanjutan.

Secara periodik situasi seperti itu dicegah dengan acara Penyegaran Misi dalam Perencanaan Strategis ini, di mana lembaga menyelenggarakan suatu sessi untuk secara sadar dan kritis menimba unsur-unsur situasional yang dapat diolah menjadi “inovasi” atau “pembaruan” semangat dan program-program, dalam rangka pelaksanaan mandat asli atau Misi lembaga. Metode “Analisis Sosial” untuk pemrograman dapat membantu pelaksanaan sessi yang didedikasikan untuk “kebaruan” itu.

Dalam proses Perencanaan Stategik LSM ABC 2010 pada hari ketiga konsultan manajemen khusus mengajak peserta berkegiatan berkenaan dengan hal itu. Mulai dari acara presentasi informasi situasi mutakhir oleh pakar pengamat sektor kegiatan tertentu (pertanian/ kehutanan) yang lalu, telah dimunculkan isyu-isyu strategis beberapa tahun ke depan. Isyu-isyu itu, walaupun belum berkembang menjadi “problem”, adalah tantangan eksternal  yang bersifat programatik bagi Lembaga. Dari pengalaman operasional Lembaga sendiri juga sudah dipetakan “masalah-masalah” yang kemudian secara positif diganti namanya sebagai “tema peluang pembelajaran”, yang juga merupakan tantangan programatik internal.  Kedua kluster “isyu” dan “tema peluang pembelajaran” itu ditampilkan pada jajaran flipchart di tembok luas, menjadi bahan penyegaran Misi dan Program-program Lembaga. Metode Analisis Sosial kemudian diterapkan untuk menjadi kerangka positioning isyu dan peluang pengembangan itu dalam Misi dan Program-program Lembaga, menjawab pertanyaan strategis: Apa yang akan dilakukan? Ke mana arah tujuannya?

Strategic Planning Suatu LSM (2)

Oleh Bambang Kussriyanto, 

untuk SEMAI

Analisis Situasi

Hari pertama Lokakarya Perencanaan Strategi biasanya bersifat reflektif /evaluatif  terbimbing. Artinya ada pemandu dan dan bahan panduan. Pada hari ini seluruh komponen dalam LSM penyelenggara merenungkan kedudukan LSM di dalam seluruh kancah bidang kegiatan yang digelutinya. Sebelum datang menghadiri acara, para peserta diandaikan sudah pernah mengikuti acara ini sebelumnya (berdasarkan informasi klien), dan menyiapkan diri dengan panduan daftar pertanyaan sehubungan dengan jati diri institusional dan pekerjaan/kegiatan pokok lembaga mereka. Mereka mengenang seluruh pengalaman kerja mereka di situ.

Porsi tugas saya selaku konsultan manajemen adalah menggunakan masukan informasi mutakhir mengenai jati diri institusional LSM yang bersangkutan itu sebagai latar belakang refleksi mengenai kedudukan (posisi) LSM sekarang dalam kancah kegiatan mereka. Proses ini disebut Analisis Situasi atau Analisis Kedudukan (Position Analysis): Di Mana Kita Sekarang dalam perjalanan perjuangan ini, yang dibagi dalam dua bagian, masing-masing bagian terdiri dari dua sessi acara. Dalam sessi acara pertama bagian pagi hari, seluruh komponen LSM diajak memikirkan kembali apa/siapa sebenarnya LSM mereka menurut sejarah keberadaannya. Who we are (Kita ini siapa)? What business are we in (Kita berkecimpung dalam kegiatan apa)? Anggota dewan pembina yang terlibat dalam sejarah pendirian LSM diminta cerita sedikit mengenai lembaganya.  Dalam acara ini mau ditekankan ungkapan mengenai mandat asli diselenggarakannya LSM menurut kesepakatan para pendiri. Why we are here (Mengapa, apa sebabnya kita di sini)? What for (Untuk apa)? Di sini situasi awal berupa problem yang mau diatasi dengan kegiatan organisasi dikisahkan kembali. Pokok persoalannya apa, mengapa tidak bisa dibiarkan saja, apa sebab pokok dari situasi seperti itu, siapa yang menyebabkan, apa yang menjadi kendala, bagaimana semua itu mau diatasi dengan “geliat roh perjuangan” LSM. Semua ini untuk menguatkan kembali “roh utama”, “jiwa perjuangan”, nilai-nilai historis dan kultural yang menjadi motif utama pergerakan, yang  oleh para pendiri dituangkan di dalam bentuk organisasi  LSM. Revitalisasi l’esprit de corp berhadapan dengan realisme keadaan. Dialog peserta dibentuk dalam acara tanya-jawab yang dimaksudkan untuk menguatkan relevansi cita-cita lembaga sekarang dan di masa depan. Arus kegiatan dan situasi bisa menggerus kesadaran akan cita-cita dan nilai-nilai utama yang menjadi motif dasar pergerakan. Bukan rahasia lagi bahwa orang mudah terbawa oleh kesadaran umum “business follows money”, kegiatan mengikut pusaran uang. Walau pergerakan sosial kemasyarakatan tidak terkecuali bisa terseret oleh arus aliran uang, termasuk keberadaan donor dan ketersediaan donasi. Mengikut aliran uang bisa membuat policy dan sifat kegiatan LSM melenceng dari maksud awalnya, menyeleweng dari sifat dasarnya sebagai pergerakan perjuangan, yang umumnya bermodal idealisme atau cita-cita luhur. Maka, idealisme dan cita-cita luhur itu  perlu ditegaskan lagi dan disadari sebagai titik tolak dan dorongan untuk usaha-usaha selanjutnya.