Strategic Planning Suatu LSM (2)

Oleh Bambang Kussriyanto, 

untuk SEMAI

Analisis Situasi

Hari pertama Lokakarya Perencanaan Strategi biasanya bersifat reflektif /evaluatif  terbimbing. Artinya ada pemandu dan dan bahan panduan. Pada hari ini seluruh komponen dalam LSM penyelenggara merenungkan kedudukan LSM di dalam seluruh kancah bidang kegiatan yang digelutinya. Sebelum datang menghadiri acara, para peserta diandaikan sudah pernah mengikuti acara ini sebelumnya (berdasarkan informasi klien), dan menyiapkan diri dengan panduan daftar pertanyaan sehubungan dengan jati diri institusional dan pekerjaan/kegiatan pokok lembaga mereka. Mereka mengenang seluruh pengalaman kerja mereka di situ.

Porsi tugas saya selaku konsultan manajemen adalah menggunakan masukan informasi mutakhir mengenai jati diri institusional LSM yang bersangkutan itu sebagai latar belakang refleksi mengenai kedudukan (posisi) LSM sekarang dalam kancah kegiatan mereka. Proses ini disebut Analisis Situasi atau Analisis Kedudukan (Position Analysis): Di Mana Kita Sekarang dalam perjalanan perjuangan ini, yang dibagi dalam dua bagian, masing-masing bagian terdiri dari dua sessi acara. Dalam sessi acara pertama bagian pagi hari, seluruh komponen LSM diajak memikirkan kembali apa/siapa sebenarnya LSM mereka menurut sejarah keberadaannya. Who we are (Kita ini siapa)? What business are we in (Kita berkecimpung dalam kegiatan apa)? Anggota dewan pembina yang terlibat dalam sejarah pendirian LSM diminta cerita sedikit mengenai lembaganya.  Dalam acara ini mau ditekankan ungkapan mengenai mandat asli diselenggarakannya LSM menurut kesepakatan para pendiri. Why we are here (Mengapa, apa sebabnya kita di sini)? What for (Untuk apa)? Di sini situasi awal berupa problem yang mau diatasi dengan kegiatan organisasi dikisahkan kembali. Pokok persoalannya apa, mengapa tidak bisa dibiarkan saja, apa sebab pokok dari situasi seperti itu, siapa yang menyebabkan, apa yang menjadi kendala, bagaimana semua itu mau diatasi dengan “geliat roh perjuangan” LSM. Semua ini untuk menguatkan kembali “roh utama”, “jiwa perjuangan”, nilai-nilai historis dan kultural yang menjadi motif utama pergerakan, yang  oleh para pendiri dituangkan di dalam bentuk organisasi  LSM. Revitalisasi l’esprit de corp berhadapan dengan realisme keadaan. Dialog peserta dibentuk dalam acara tanya-jawab yang dimaksudkan untuk menguatkan relevansi cita-cita lembaga sekarang dan di masa depan. Arus kegiatan dan situasi bisa menggerus kesadaran akan cita-cita dan nilai-nilai utama yang menjadi motif dasar pergerakan. Bukan rahasia lagi bahwa orang mudah terbawa oleh kesadaran umum “business follows money”, kegiatan mengikut pusaran uang. Walau pergerakan sosial kemasyarakatan tidak terkecuali bisa terseret oleh arus aliran uang, termasuk keberadaan donor dan ketersediaan donasi. Mengikut aliran uang bisa membuat policy dan sifat kegiatan LSM melenceng dari maksud awalnya, menyeleweng dari sifat dasarnya sebagai pergerakan perjuangan, yang umumnya bermodal idealisme atau cita-cita luhur. Maka, idealisme dan cita-cita luhur itu  perlu ditegaskan lagi dan disadari sebagai titik tolak dan dorongan untuk usaha-usaha selanjutnya.

Dalam sessi kedua bagian pagi hari para peserta Lokakarya juga mendapat masukan mengenai situasi umum bidang kegiatan mereka.  Jika LSM ABC berkecimpung di dalam lingkungan ekologi kehutanan, maka ia memerlukan input/masukan informasi mengenai situasi mutakhir dan isyu yang sedang berkembang di bidang kehutanan, baik nasional maupun global.  Jika LSM berkecimpung di bidang pertanian maka ia memerlukan masukan informasi mutakhir mengenai pergumulan pertanian nasional dan internasional. Tentu saja masukan khusus ini tidak diharapkan dari konsultan manajemen, melainkan dari konsultan ahli yang punya otoritas pengetahuan/keilmuan dalam bidang kehutanan atau pertanian, yang dihadirkan lembaga. Mereka mempunyai catatan yang lebih banyak dan lebih khusus sehubungan dengan pertanian dan kehutanan, termasuk kebijakan publik, praktek di lapangan dan kecenderungan ke masa depan. Konsultan manajemen lebih bertugas untuk mengarahkan penggunaan informasi ahli yang diperoleh itu di dalam proses berikutnya dalam rangka Perencanaan Strategi.

Pada titik ini konsultan manajemen mengusahakan dialog antara nara-sumber dengan para peserta untuk pendalaman pengertian mengenai situasi lingkungan (bidang) kegiatan mereka (kehutanan atau pertanian), seperti ikan memahami air dan perairan tempat hidup mereka. Kadang-kadang kita sudah merasa sangat kenal dengan bidang kegiatan kita sendiri, namun sebenarnya kita masih rabun mengenai perubahan-perubahan yang terjadi. Maka kita perlu melek situasi. Arus tantangan macam apa yang sedang mengalir santer di situ, baik dari dinamika internal bidang kegiatan itu maupun dari dorongan eksternal (kebijakan umum publik, pengaruh perkembangan sektor lain, perubahan teknologi, perubahan kultur, perubahan cuaca), kecenderungan tantangan-tantangan apa yang dihadirkan saat ini, kebijakan publik atau praktek apa yang bisa mendukung usaha perbaikan atau sebaliknya yang bisa merusak atau menentang, apa saja yang diperlukan untuk menciptakan situasi yang lebih baik bagi kemajuan kehutanan/pertanian yang sedang diusahakan dalam rangka kesejahteraan pihak-pihak yang paling rentan. Kita berusaha mendapatkan gambaran umum mengenai situasi sektor dengan aneka tantangan dan peluang di dalamnya).

Bagian kedua di siang hari dari agenda hari pertama juga terdiri dari dua sessi acara.  Sessi acara pertama sesudah makan siang merupakan refleksi bersama mengenai kinerja LSM dalam hal program kegiatan, meliputi masa tiga tahun yang lalu, yang terpapar dalam Rencana Strategi yang sedang dilakoni. Bahan untuk acara ini boleh jadi sudah disiapkan dalam rupa laporan hasil tinjauan internal (internal performance review) yang telah dilaksanakan di waktu sebelum Lokakarya Perencanaan Strategik. Malah mungkin juga ada bahan dari tinjauan eksternal (external performance review) yang diselenggarakan lembaga sebagai perimbangan atas tinjauan internal. Pada kesempatan ini huruf-huruf mati yang tertera dalam pelbagai dokumen dihidupkan dengan kenangan para pelaku, dengan story-telling atas pengalaman mereka, bergulir menjelaskan format-format yang diikuti.  Sebagai contoh, LSM yang bersangkutan biasa melaksanakan metodologi RBM (=Result Based Management) dan melaporkan implementasi program menggunakan format RBM. Beberapa pelaku tiap program ditunjuk untuk menceritakan pengalaman masing-masing  berdasarkan laporan yang tertuang dalam format RBM. Tujuan acara ini adalah menegaskan kekuatan lembaga di dalam implementasi program dan memeroleh capaian sasaran hasil, tetapi juga meminta perhatian atas kelemahan-kelemahan yang ada.

Proses ini sangat bergantung kepada teknik pertanyaan apresatif atas kinerja dan pengalaman anggota lembaga di masa lalu. Bukan maksudnya untuk mencari kesalahan-kesalahan, apalagi orang-orang yang bersalah. Kelemahan haruslah dipandang sebagai kepincangan sistem, walaupun orang merupakan bagian dari sistem. Pandangan lebih tertuju kepada lembaga sebagai institusi, dan sessi ini harus disadari bukan sessi penilaian kinerja perorangan. Maka sifat-sifat pertanyaan adalah asertif kepada kemampuan dan kekuatan institusi sebagai modal yang ada untuk maju ke depan, walau pun juga menginventarisasi  kelemahan-kelemahan.

Sessi acara kedua dari bagian kedua sore hari menegaskan temuan-temuan selama pertemuan sepanjang hari pertama ini menyangkut: jati diri institusi lembaga, situasi sektor kegiatan sekarang dan di masa depan dengan aneka tantangan dan peluang di dalamnya, dan kapasitas implementasi program operasional dari lembaga, dengan memerhatikan kekuatan lembaga vis a vis dengan peluang dalam sektor kegiatan, serta kelemahan lembaga vis a vis dengan tantangan. Para peserta dibagi dalam kelompok kerja dan ditugaskan untuk membuat rumusan singkat berdasarkan pengalaman dan harapan mereka bekerja dalam lembaga, menguraikan (1) apa dan siapa kita sebagai lembaga, apa saja yang kita lakukan dan tujuan perjuangannya, nilai-nilai yang dianut, serta (2) menyampaikan apresiasi mereka atas sektor kegiatan dengan pelbagai isyu dan dinamika serta kecenderungan ke masa depan, dan kemudian sebagai penutup (3) menyampaikan persepsi mereka atas peluang eksternal di sektor kegiatan dan kapasitas internal lembaga untuk memanfaatkan peluang itu, serta tantangan eksternal di sektor kegiatan dan kelemahan internal lembaga yang perlu dibenahi untuk mengatasi tuntutan/tantangan di masa depan.