Strategic Planning Suatu LSM (1)

Oleh Bambang Kussriyanto, untuk SEMAI

Sebagai konsultan manajemen, pada tahun 2010 saya pernah mendapat penugasan untuk memimpin acara Perencanaan Strategis suatu LSM, sebutlah namanya LSM ABC. Penugasan itu saya peroleh dari permintaan kenalan. Dasar penugasan adalah suatu Terms of Reference – Consultancy to Facilitate a Strategic Planning Workshop (TOR Konsultan untuk Fasilitasi Lokakarya Stategic Planning) untuk LSM tersebut. Maksud dan tujuan penugasan yang dikemukakan dalam TOR adalah untuk memudahkan LSM ABC menyusun suatu Rencana Strategis baru yang akan diimplementasikan secara operasional pada 2011-2013. LSM ABC mengharapkan konsultan dapat memberikan kerangka (framework) dan bahan-bahan untuk melancarkan jalannya loka-karya Perencanaan Strategik. Lingkup tugas yang ditetapkan dalam TOR meliputi tinjauan atas Visi dan Misi LSM ABC, program yang dilaksanakan dan pengembangan sasaran serta strategi pencapaian sasaran untuk tahun-tahun ke depan. Para perserta lokakarya adalah pengurus dan staf program LSM ABC baik dari kantor pusat maupun kantor lapangan mereka.  LSM ABC menginginkan para peserta Lokakarya Perencanaan Strategis diajak bersama-sama meninjau ulang program-program yang selama ini dilaksanakan, dan menentukan arah masa depan serta apa saja prioritas kegiatan yang akan dijalankan. Lamanya penugasan sekitar 15 hari (termasuk perjalanan ke lokasi LSM ABC). Dari lokasi saya ke lokasi LSM ABC diperlukan perjalanan dengan mobil sekitar 8 jam (= 1 hari kerja), sehingga pergi-pulang ulang-alik sudah mengandaikan lamanya waktu penugasan berkurang 2 hari, atau tinggal 13 hari.  Menurut TOR, lamanya waktu penugasan sudah termasuk masa persiapan, dan waktu untuk penulisan laporan.

Persiapan

Masa persiapan diperlukan konsultan untuk mengenal lebih dekat LSM ABC dan program-program yang dilaksanakannya. Dalam masa persiapan ini konsultan memelajari pelbagai dokumen organisasi LSM ABC, mulai dari Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, Rencana Strategik yang terdahulu, Laporan-laporan Kerja, dokumen Hasil Penilaian Karya dari masa lalu baik penilaian internal maupun penilaian eksternal, dokumen anggaran keuangan, pelaksanaan anggaran keuangan, serta hasil-hasil audit baik internal maupun eksternal. Untuk mendapat penjelasan mengenai hal-hal tertentu, konsultan mendapat keleluasaan untuk menemui dan melakukan wawancara dengan staf utama LSM ABC.

Sesungguhnya, jauh hari sebelum berada di lokasi LSM ABC, konsultan sudah melakukan persiapan juga, dengan melakukan pekerjaan rumah. Melalui suatu penelitian kecil atas berita-berita, terbitan-terbitan (riset kepustakaan), konsultan menyusun gambaran tertentu tentang klien, LSM ABC, misalnya dari hubungan-hubungan kerjanya dengan pihak-pihak luar, yaitu kelompok-kelompok yang menerima jasa pelayanan LSM ABC, dan pihak-pihak yang mendanai kegiatan LSM ABC (donor). Dari penelitian itu setidak-tidaknya diketahui bidang dan ragam kegiatan utama LSM ABC dalam masyarakat, untuk menyusun asumsi-asumsi situasi yang berkembang mutakhir dalam bidang/ragam kegiatan itu pada umumnya. Hubungan dengan donor (para donor) setidaknya memberitahukan jatidiri donor dan preferensinya di dalam hal pendanaan, termasuk mengenai pola-pola  perencanaan strategis serta dokumentasi yang akrab baginya, yang lebih ia sukai diterapkan para penerima bantuan keuangan.

Dengan cara itulah konsultan kemudian menyiapkan metodologi loka-karya dan bahan-bahan yang terkait, bagi LSM ABC. Persiapan lebih lanjut di lokasi LSM ABC dilakukan untuk  menguatkan pilihan atau mengoreksi pilihan metodologi yang telah disiapkan, dan mengembangkannya.  Dalam hal ini konsultan tidak bisa semaunya menetapkan pola, metodologi dan bahan Perencanaan Strategik menurut wawasan dan pertimbangan pribadinya sendiri, melainkan harus berdasarkan pengalaman praktis LSM ABC dan hubungannya dengan para klien dan donor.  Karena staf internal mereka lebih berkepentingan dengan kelancaran pelaksanaan strategi di lapangan nanti, dan para donor lebih berkepentingan untuk memahami rencana-rencana strategi LSM ABC serta pemantauan  proses implementasi dan hasil-hasil, maka konsultan harus menentukan pilihan atas pola, metodologi dan bahan-bahan fasilitasi Perencanaan Strategi sesuai dengan kepentingan-kepentingan utama itu. Donor Eropa mempunyai preferensi khusus mengenai metodologi Perencanaan Strategik, yang berbeda dengan pola yang disukai donor Amerika, Kanada, Jepang dan lain-lain, yang biasanya tampak dalam formulir aplikasi dana yang sudah mereka siapkan. Pola baru, perubahan metodologi, pasti akan menimbulkan kekacauan, sehingga kurang disukai, dan kurang diperhatikan donor (jangan-jangan malah dibuang di tempat sampah [kasarannya]; karena mereka menerima banyak aplikasi lain yang lebih selaras dengan preferensi mereka). Gagasan penyempurnaan disisipkan sebagai tambalan atau sulaman baru, sejauh relevan dan bisa dilaksanakan dengan mudah dalam pola, metodologi pokok dan bahan-bahan lama yang sudah mereka kenal baik.

Bagaimana mereka bisa maju jika tidak mengenal pola-pola dan metodologi baru dalam Perencanaan Strategik? Pengenalan metodologi baru perlu. Namun itu dilaksanakan dalam acara terpisah seperti Seminar Manajemen. Dalam kesempatan seperti itu mungkin dapat ditimbang lebih dahulu, apakah metodologi baru cocok diterapkan dalam realitas mereka, apakah akan sulit melakukan perubahan, di mana saja kira-kira akan terjadi hambatan atas penerapan metodologi baru, apa yang harus dilakukan, berapa besar biaya/pengorbanannya, apakah bisa ditanggung oleh LSM. Dengan kata lain, acara pengenalan dan penjajagan penerapan metodologi baru dilaksanakan bukan dalam rangka lokakarya Perencanaan Strategik terapan.

Agenda acara Lokakarya Perencanaan Strategik

Persiapan konsultan di lokasi LSM ABC memerlukan waktu 3 hari-kerja dan menghasilkan penentuan pola  dan metodologi serta jadwal acara Lokakarya Perencanaan Strategik, yang sebenarnya merupakan uraian proses perencanaan menggunakan pola/metodologi yang dipilih.  Beberapa hal yang penting mengenai agenda acara:

~ Ketahuilah hasil yang hendak dicapai melalui proses ini.

~ Ketahuilah langkah-langkah yang dapat diambil untuk mencapai hasil yang dikehendaki itu.

~ Kenalilah isyu-isyu tambahan yang perlu dibahas dalam waktu yang tersedia. (Dengan mempertimbangkan kebiasaan LSM bekerja sampai larut malam, melampaui jam-jam kerja resmi).

~ Tentukan prioritas penggunaan waktu dengan bijak. (Suatu ketika, soal-soal penting berkaitan dengan nilai-nilai, visi dan misi hanya diberi waktu satu jam, sedang diskusi soal tambahan staf memakan waktu dua jam. Ini sungguh tidak seimbang).

~ Fleksibel saja (tambahan bahan dialokasi pada jam istirahat atau masa luang lainnya).  Namun tetaplah komit pada pembagian waktu yang pokok.

~ Pastikan bahwa ada staf yang merekam apa yang dikatakan di setiap acara, terutama kesepakatan-kesepakatan. Catatan mengenai bahasan yang penting dan keputusan yang disetujui.

~ Setiap acara diharapkan melibatkan semua peserta, sehingga mereka pun diharapkan melakukan persiapan sebelumnya. Maka daftar acara/agenda harus dipastikan sudah disampaikan kepada mereka pada masa sebelum pertemuan pembukaan.

~Uraikan acara-acara menurut hari-hari Lokakarya: Hari Pertama apa saja, Hari kedua apa saja dst.

~LSM tuan rumah hendaknya membagi “kepemilikan” (ownership) tanggungjawab atas tiap-tiap acara di antara staf mereka.  

Artikel terkait:
http://lembagasemai.blogspot.com/2013/03/strategic-planning-untuk-lsmngo.html