Strategic Planning Suatu LSM (3)

Peneguhan Misi dan Arah Kegiatan

Oleh: Bambang Kussriyanto, untuk SEMAI

Pada pertemuan Lokakarya Strategic Planning LSM ABC hari kedua, sessi pertama pagi hari digunakan Konsultan Manajemen untuk menyampaikan ikhtisar pertemuan kemarin, dengan terutama menyampaikan  rumusan gabungan laporan kelompok-kelompok kerja mengenai jati diri, nilai-nilai, dan maksud tujuan perjuangan LSM mereka, persepsi mereka atas peluang dan ancaman di lingkungan kerja mereka, serta kekuatan lembaga yang perlu didayagunakan untuk memanfaatkan peluang, dan kelemahan yang perlu segera dibenahi supaya tidak bobol oleh ancaman.

Konsultan manajemen secara singkat menunjukkan dan menerangkan metode “diagram afinitas” yang digunakannya untuk menyatukan data verbal acak yang tercantum dalam laporan kelompok-kelompok kerja dalam kluster-kluster tema yang sama. 

Konsultan memberi tekanan, minta perhatian, atas  butir-butir rumusan baru pernyataan yang terkait dengan hasil penilaian kelompok atas:
(1) kekuatan dan kelemahan dalam implementasi rencana strategis yang sedang berjalan (2009-2011) sehubungan dengan sasaran, strategi dan kegiatan pelaksanaan,

(2) keluhan-keluhan mengenai aspek pendanaan yang merujuk kepada manajemen keuangan lembaga, serta

(3) hambatan-hambatan proses kerja yang terkait dengan infrastruktur dan sistem serta prosedur lembaga.

Butir-butir pernyataan ini akan diurai lebih lanjut dalam seluruh proses acara Perencanaan Strategis pada hari ini. Bagaimana butir-butir itu memengaruhi penegasan misi Lembaga dalam melaksanakan mandat  pendirian Lembaga sekarang dan di masa yang akan datang, serta sasaran-sasaran yang hendak dicapai dalam etape selanjutnya.

Kemudian, kepada peserta seluruhnya diberikan waktu untuk menambah, mengurangi, atau mengubah kata-kata pernyataan-pernyataan jati diri, nilai-nilai dan maksud tujuan LSM yang pada hakekatnya menunjukkan Visi Lembaga yang bersangkutan, yang kemudian disalin dalam satu lembar kertas flipchart dan dipasang di tembok (dan untuk sementara meninggalkan dulu butir-butir penilaian situasi dan institusional).

Sekarang kita mau apa dan mau ke mana?

Setelah rehat untuk minum kopi/the dan camilan, dalam acara sessi kedua Konsultan manajemen mengajak peserta Lokakarya memerhatikan kembali butir-butir penilaian situasi dan institusional yang tadi ditiggalkan. Telah dikemukakan di atas, butir-butir pernyataan ini berkenaan dengan: (1) kekuatan dan kelemahan yang disadari dalam implementasi rencana strategis yang sedang berjalan (2009-2011) sehubungan dengan rencana sasaran, strategi dan kegiatan pelaksanaan, (2) keluhan-keluhan mengenai aspek pendanaan yang merujuk kepada manajemen keuangan lembaga, serta (3) hambatan-hambatan proses kerja yang terkait dengan infrastruktur dan sistem serta prosedur lembaga. Sambil menyampaikan kembali peluang-peluang dan ancaman di kancah kegiatan kerja, Konsultan mengingatkan juga mandat asli LSM seperti yang tertuang dalam Akta Pendirian dan Anggaran Dasar. Ketika penulis sedang menyusun risalah ini sedang santer dibicarakan turunnya peringkat kepercayaan dunia atas kinerja LSM di Indonesia. Hasil survei Edelman Trust Barometer menunjukkan jebloknya citra LSM di Indonesia. Kepercayaan dunia dikatakan turun dari 61 persen pada 2011, menurun drastis menjadi 53 persen pada 2012. Bahkan, pada 2013, kepercayaan publik kepada LSM merosot hingga 51 persen. Di bawah nilai rata-rata tingkat kepercayaan dunia yakni 63 persen. Bandingkan dengan Malaysia yang mencapai 76 persen, dan Cina sebesar 81 persen. Walau penilaian lebih tertuju pada kinerja LSM asing yang bekerja di Indonesia, beberapa LSM Nasional dan Lokal juga kecipratan gambaran demikian, dan sebagian terkena dampaknya. Gambaran yang mencemaskan sudah dirasakan pada tahun 2010 ketika Lokakarya Perencanaan Strategis ini dilaksanakan.

Namun LSM ABC mempunyai keyakinan diri bahwa kegiatannya diterima masyarakat dan bermanfaat bagi klien mereka. Sejauh ini mandat asli LSM ABC memberdayakan masyarakat dan menjaga lingkungan pertanian/kehutanan sungguh-sungguh telah dilaksanakan dari masa ke masa, melalui penyusunan Rencana Strategis dan implementasinya. Mandat adalah misi yang harus dilaksanakan. Pusat “elan vital” Lembaga. Seringkali mandat diterima sekali untuk selamanya, dan diandaikan dipahami dan dijalankan. Sesungguhnya mandat asli dan pernyataan Misi harus selalu didengungkan dalam kesempatan-kesempatan rapat. Agar fungsinya sebagai “elan vital” terus dirasakan. Sekali pun begitu, mengingat dampak menurunnya kepercayaan umum pada LSM-LSM dalam masyarakat, para peserta diajak memikirkan secara realistis, apakah sekarang mandat asli itu masih sesuai dengan kebutuhan masyarakat? Pernahkah anda melakukan penilaian pendapat masyarakat sendiri, semacam jajak pendapat yang dapat dipertanggungjawabkan validitas dan obyektivitasnya, tentang apa yang mereka perlukan? Apakah kegiatan yang kita lakukan masih relevan dengan masyarakat yang menerima hasil manfaat kegiatan pelayanan kita (konsumen kita), yang telah mengalami perubahan secara dinamis? Apakah kita hanya mendengarkan bisikan hati kita sendiri, atau sungguh-sungguh telah mendengarkan keinginan masyarakat sebagai stakeholder (pemangku kepentingan) kita? Apakah core-values pelaksanaan mandat ini, yang membuat LSM kita dihargai: integritas, kesungguhan-ketekunan-ketulusan kerja perjuangan, keahlian teknis, manajemen dana bantuan, ataukah kekuatan lobby dan intermediasi?

Selain itu juga secara lebih menukik lagi direnungkan: Bagaimana selama ini kita telah mengusahakan kategorisasi pelayanan kita? Apakah kategori-kategori itu masih relevan? Bagaimana pelaksanaan kategori-kategori kegiatan itu di lapangan? Apakah kategori-kategori bersaing merebut lahan kegiatan? Ataukah mereka berebut sumber daya institusi? Ataukah mereka praktis melakukan hal yang sama sehingga terjadi tumpang tindih (overlap) dan duplikasi kegiatan yang mubazir dan boros?

Peserta diajak mengingat kembali kemajuan atau kemunduran Lembaga dalam bidang-bidang pokok pelaksanaan mandat, seperti

~ penelitian, pemetaan dan pemantauan bidang masalah dan dinamika perkembangannya, yang dijawab dengan aktivitas LSM serta publikasi,

~ bidang tinjauan kritis dan pengendalian atas kebijakan publik serta praktek-praktek (di bidang terkait) yang merugikan hak-hak dasar rakyat, 
~ bidang advokasi dan intermediasi,

~ bidang penyadaran-pendidikan dan pelatihan,

~ bidang pemberdayaan dan pengembangan komunitas,

~ bidang proyek khusus (ad-hoc) situasional,

~ bidang penunjang operasional dan logistik,

~ bidang pengembangan kapasitas teknis dan manajerial internal,

~ dan lain-lain.

Dalam kelompok kerja yang selanjutnya dibentuk menurut tiap-tiap bidang kegiatan pokok,  peserta lalu diminta merumuskan, apa yang telah mereka lakukan selama ini, apa tujuannya, bagaimana prosesnya, bagaimana hubungan tiap bidang kegiatan pokok dengan bidang kegiatan pokok yang lain (dalam hal ini Konsultan manajemen menyediakan bagan organogram untuk digunakan memetakan hubungan-hubungan yang sungguh terjadi dalam proses kerja), apa yang telah mereka capai belakangan, mana pengalaman terbaik dalam kinerja mereka, juga pengalaman terburuk, dan prestasi apa saja yang sekarang ini dapat ditetapkan sebagai titik tolak perkembangan rencana ke depan. Dari tiap kelompok kerja diharapkan presentasi hasil diskusi mereka dengan flipchart di hadapan kelompok paripurna yang akan dilaksanakan sesudah makan siang.

Artikel terkait:

http://lembagasemai.blogspot.com/2013/05/strategic-planning-suatu-lsm-2.html

http://lembagasemai.blogspot.com/2013/05/strategic-planning-suatu-lsm-1.html

http://lembagasemai.blogspot.com/2013/03/strategic-planning-untuk-lsmngo.html